Casi todas las contrataciones que obtiene un DJ de eventos son precedidas de una cotización de servicios, en este artículo escribimos de los elementos básicos que debe tener un formato de cotización.
Elaborar una cotización es muy conveniente para evitar malos entendidos con tus clientes, elaborar un rider técnico de tu equipo, tener un mejor control operativo de tus eventos y coadyuva para proyectar una imagen de profesionalismo.
Ahora bien, la información básica que debe contener un formato de cotización de servicios es:
- Fecha de la cotización
- Fecha y lugar del evento
- Horario de servicio solicitado
- Aforo estimado, es decir, el número aproximado de invitados
- Descripción de los servicios cotizados
- Costo de tus servicios, especificando el número total de horas contratadas
- Importe de posibles horas extras
- Tiempo de validez de la cotización
- Firma de aceptación del cliente
- Requerimientos para otorgar el servicio, por ejemplo:
Descripción de las conexiones eléctricas, voltaje y amperaje que requieres para brindar el servicio, incluyendo distancias optimas de ubicación
En el caso de eventos en jardines, playas o casas particulares especificar si requieres un lugar techado para la protección del equipo y/o tu área de trabajo
Espacio físico requerido, lugar donde colocarás tu área de trabajo, DJ booth, bafles, iluminación, estuches con equipo, etc.
- Condiciones de pago
Es recomendable solicitar un anticipo por tus servicios, lo más común es solicitar el 50% y el saldo a convenir entre ambas partes, es recomendable que si el pago final de tus servicios lo vas a cobrar el día del evento, esto se haga al momento de la conexión del equipo, cuando estés listo para iniciar el servicio y nunca al final del mismo.
Es importante mencionar que la ley federal del derecho al consumidor establece que estás obligado a expedir un recibo por el dinero que recibas como anticipo y pago final
Adicionalmente, es recomendable que la cotización de servicios tenga estas características:
Formato de hoja membretada, idealmente esta debe incluir:
- Logotipo
- Tus datos de contacto, teléfono, celular, correo electrónico
Sugerimos que esta hoja membretada para el caso de envío por correo electrónico la elabores en una hoja simple de Word y finalmente la conviertas a formato PDF para que no pueda ser modificada.
Tiempo de respuesta
Responder una solicitud de cotización de tus servicios en tiempo y forma incrementa considerablemente las probabilidades de obtener contratación, consideramos que el tiempo óptimo de respuesta es en un plazo no mayor a 48 horas a partir del momento de la recepción de la solicitud.
El proveedor de servicios que no responde a tiempo una solicitud de cotización causa desconfianza en el posible cliente y lo más probable es que no sea considerado para la contratación final.
En DJs de México esperamos que este articulo sea de utilidad para el momento que debas presentar una cotización de tus servicios.
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